Herkent je klant je factuur zonder zakelijk e-mailadres?

Stel: je klant krijgt een mail van een Gmail-adres dat bijna gelijk is aan het jouwe. Er staat in dat je rekeningnummer is gewijzigd, en hij maakt je openstaande factuur over naar dat nieuwe nummer. Zo'n bijna gelijk gratis adres kan iedereen aanmaken. Een zakelijk e-mailadres op je eigen domein, met SPF, DKIM en DMARC goed ingesteld, laat vervalsingen van jouw adres opvallen en helpt je eigen mail betrouwbaarder aan te komen. Waaraan kan jouw klant vandaag zien dat een factuur van jou afkomstig is?

Bij veel zzp'ers met een gratis adres luidt het eerlijke antwoord: nergens aan. Een adres bij Gmail of Hotmail laat alleen zien dat iemand daar een account heeft. De naam voor het apenstaartje kiest de aanmaker zelf, en een extra punt of een verwisselde letter ziet je klant in een volle inbox makkelijk over het hoofd.

Wat een gratis adres je klant niet laat zien

Achter het apenstaartje van een gratis adres staat een domein dat je deelt met ontelbare anderen. Het enige stukje dat van jou is, is de naam ervoor. Iemand die zich als jou wil voordoen, hoeft daarom niets te kraken. Hij maakt een adres aan dat erop lijkt, kopieert je handtekening uit een eerdere mail en stuurt een bericht dat klinkt zoals jij schrijft.

Gaat het mis, dan betaalt je klant een bedrag aan een onbekende en wacht jij op geld dat niet komt. Daarna volgt een ongemakkelijk gesprek over wie de schade draagt, en dat gesprek kost je tijd, gemoedsrust en soms de klant zelf.

Er zit nog een tweede kant aan. Je adres hoort bij het domein van de aanbieder. Raak je de toegang tot dat account kwijt of wil je overstappen, dan kun je het adres niet meenemen. Je klanten, je bank en je leveranciers kennen je onder een naam die je niet in handen hebt.

Waarom je factuur in de spam kan belanden

Veel boekhoudpakketten versturen facturen namens jou. Staat je Gmail-adres daarbij als afzender, dan komt die mail binnen via de server van het pakket. De ontvangende mailserver kan controleren of die server namens gmail.com mag verzenden. Mag dat niet, dan kan je factuur in de ongewenste mail belanden of geweigerd worden.

Of dat bij jou speelt, hangt af van hoe je pakket het regelt. Sommige pakketten zetten hun eigen adres als afzender en het jouwe alleen als antwoordadres. Je controleert het door een factuur naar je eigen adres te sturen. Open het bericht in Gmail via de webbrowser, klik op de drie puntjes rechtsboven in het bericht en kies Origineel weergeven. Bovenaan zie je bij SPF, DKIM en DMARC een uitslag staan. Staat daar FAIL, dan loopt je factuur een risico dat je klant hem niet ziet. In andere mailprogramma's heet deze optie bijvoorbeeld berichtbron of koppen weergeven.

Wat een zakelijk e-mailadres op je eigen domein regelt

Met een eigen domein bepaal jij wie namens jou mag mailen. Dat doe je met drie instellingen in de DNS van je domein. SPF is een lijst met servers die mail voor jouw domein mogen versturen. DKIM zet een digitale handtekening op elke mail, die de ontvanger controleert met een sleutel in je DNS. DMARC vertelt ontvangende servers wat ze moeten doen met mail die voor die controles zakt: alleen rapporteren, in quarantaine zetten of weigeren.

Begin je met DMARC, zet het dan eerst op rapporteren. Uit die rapporten blijkt welke diensten namens jou mailen, zoals je boekhoudpakket of een nieuwsbriefdienst. Zet je het strenger voordat je die diensten in SPF en DKIM hebt opgenomen, dan houd je je eigen facturen tegen.

Wees je bewust van de grens. DMARC beschermt je eigen domein. Een oplichter die een domein registreert dat op het jouwe lijkt, houd je daar niet mee tegen. Een vast domein geeft je klant wel een herkenningspunt dat een gratis adres mist. Spreek met je klanten af dat facturen alleen van jouw domein komen en dat je een nieuw rekeningnummer nooit alleen per mail doorgeeft, en bevestig zo'n wijziging telefonisch.

Mijn standpunt: wie facturen verstuurt, doet dat vanaf een eigen domein. Een gratis adres is prima voor je privémail. Voor het adres waar klanten geld op overmaken, is het een risico dat je zelf kunt wegnemen. Kijk daarbij ook op wiens naam het domein staat, want dat bepaalt of het adres over een paar jaar nog van jou is.

Veenstra IT is een familie-IT-bedrijf met één vast aanspreekpunt uit Hoevelaken. Loopt je mail vast of wil je iets aan je domein veranderen, dan heb je dus een vaste persoon aan de lijn die jouw situatie kent. Met de VIT Werkplek van Veenstra IT staan je mail, agenda, bestanden, samenwerken en videobellen op eigen apparatuur in Nederland, met dagelijkse back-up en herstel. Je mail hangt dan niet aan één laptop of aan een gratis account waar je geen aanspreekpunt voor hebt.

Zelfcheck

• Kun je aanwijzen op welk domein je facturen de deur uitgaan, en staat dat domein op jouw naam?
• Staat bij een testfactuur aan jezelf bij SPF, DKIM en DMARC de uitslag PASS?
• Weten je klanten dat een gewijzigd rekeningnummer van jou nooit alleen per mail komt?
• Kun je je mail openen als je laptop morgen niet meer opstart?

Plan een controle van je mail en domein

Twijfel je bij een van deze vragen, laat dan je zakelijke mail controleren. We kijken samen vanaf welk adres je facturen vertrekken, via welk pakket ze verstuurd worden, of je domein SPF, DKIM en DMARC heeft en op wiens naam het domein staat. Daarna weet je waar het risico zit en wat je als eerste aanpakt. Wil je je mail onderbrengen in de VIT Werkplek, dan bespreken we dat in hetzelfde gesprek. Bel 033 781 1000 of mail info@veenstra-it.nl om de controle in te plannen.

Lees ook: waarom steeds meer bedrijven hun zakelijke e-mail in Nederland hosten en webhosting en domeinnamen bij Veenstra IT.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen SPF, DKIM en DMARC?

SPF legt vast welke servers mail voor je domein mogen versturen. DKIM voegt een digitale handtekening toe waarmee de ontvanger ziet dat het bericht onderweg niet is aangepast. DMARC bepaalt wat een ontvangende server doet als die controles falen en stuurt je rapporten over mail die namens je domein is verstuurd.

Houdt DMARC ook nepadressen tegen die op het mijne lijken?

Nee. DMARC beschermt alleen je eigen domein tegen misbruik van precies dat adres. Een domein dat op het jouwe lijkt, valt erbuiten, en daarom helpen afspraken met klanten over rekeningnummers en telefonische bevestiging als tweede slot.

Kan ik mijn gratis adres houden na de overstap?

Dat kan, bijvoorbeeld voor privémail. Gmail en Outlook.com kunnen inkomende mail doorsturen naar je nieuwe zakelijke adres, zodat je een overgangsperiode hebt. Laat klanten, bank en leveranciers wel weten welk adres voortaan geldt.

Hulp nodig bij jouw situatie?

Bekijk onze bijpassende dienst en vraag persoonlijk advies aan.