"We wisten eigenlijk niet meer waar onze data stond — nu wel"
Hoe een reclamebureau uit Ede met acht medewerkers in één dag volledig overstapte naar de Veenstra IT Werkplek — inclusief eigen server, mail, bestanden en websites. En hoe dat voelde.
Ron runt een reclamebureau in Ede. Acht mensen, een drukke agenda, klanten die dagelijks wachten op campagnes en materiaal. De IT was door de jaren heen gegroeid zoals dat bij veel bedrijven gaat: hier een e-mailaccount bijgemaakt, daar een server aangeschaft voor een specifieke applicatie, de website ergens ondergebracht bij een hostingpartij die hij eigenlijk al jaren niet meer had gesproken.
Het werkte. Maar op een gegeven moment stelde hij zichzelf de vraag: waar staat onze data eigenlijk? En wie bel ik als er iets misgaat? Het antwoord was bij beide vragen: eigenlijk niet zo zeker. Dat gevoel werd steeds ongemakkelijker.
"We wisten eigenlijk niet meer precies waar alles stond. Mail hier, bestanden daar, een server die ooit ergens is neergezet. En bij Google Workspace stonden onze gegevens gewoon in Amerika — daar had ik nooit echt bij stilgestaan."
Hij nam contact op met Veenstra IT. Niet met een uitgebreide briefing of een lijstje eisen — gewoon een telefoontje. Of we konden helpen om alles netjes op orde te brengen, het liefst zonder dat zijn team er iets van merkte.
Wat er moest gebeuren
Na een eerste gesprek was het snel duidelijk wat de situatie was en wat er moest gebeuren. Alles zou worden overgezet naar de Veenstra IT Werkplek — en dus naar Nederlandse servers, onder Nederlands beheer. Geen buitenlandse cloudpartijen meer, maar een omgeving waar Ron gewoon iemand kan bellen die zijn situatie kent.
Dit is wat er allemaal is gemigreerd:
Die virtuele server verdient even aparte aandacht. Het bureau draaide daarop specifieke software die dagelijks werd gebruikt. Die server is niet opgeheven — hij is in zijn geheel overgezet naar onze VPS-omgeving in Nederland. Applicaties, instellingen, data: precies hetzelfde. Alleen de locatie veranderde.
Hoe de dag zelf verliep
Mike nam de projectbegeleiding op zich en zorgde dat Ron vooraf wist wat er wanneer zou gebeuren. Richard en Emile regelden de technische uitvoering. De aanpak was eenvoudig: alles op de achtergrond voorbereiden, zodat de feitelijke overstap zo kort mogelijk duurde.
Eerlijk over wat er niet meteen goed ging
We zeggen het liever zelf dan dat een klant er later over struikelt: de migratie verliep grotendeels vlekkeloos, maar niet volledig zonder kleine hobbels. Bij één medewerker stond de e-mailhandtekening na de overstap niet goed. En een applicatie op de virtuele server had een aangepaste configuratie nodig die niet automatisch werd meegenomen.
- We signaleren het zelf — de klant hoeft niet te zoeken waar het probleem zit
- Direct communiceren: geen stilte, geen excuses zonder oplossing
- Richard en Emile lossen het op dezelfde dag op, bij de medewerker persoonlijk
- Mike houdt de klant op de hoogte zodat er geen vraagtekens overblijven
- We checken achteraf of alles goed staat — ook als de klant zelf niets meer vraagt
Beide puntjes zijn dezelfde dag opgelost. Ron hoefde er zelf niet achteraan. Dat is de manier waarop wij werken — en precies wat hij bedoelde toen hij zei dat hij gewoon iemand wil kunnen bellen die zijn situatie kent.
Wat Ron ervan vond
"Ik was eerlijk gezegd een beetje zenuwachtig van tevoren. Acht man, al onze klantdata, onze eigen server — dat is niet niks om zomaar over te zetten. Maar Mike heeft het hele project van begin tot eind super goed begeleid. Hij hield me altijd op de hoogte, geen verrassingen, gewoon duidelijke communicatie. Richard en Emile hebben technisch echt topwerk geleverd — van de servermigratie tot de laatste kleine puntjes die ze dezelfde dag nog hebben opgelost. Mijn team merkte er nauwelijks iets van. Wat ik ook enorm waardeer: alles staat nu gewoon in Nederland — niet ergens op een server van Google in Amerika waar ik geen enkele zeggenschap over heb — maar hier, bij een partij die ik gewoon kan bellen. Ik zou het zonder twijfel aanraden aan elk MKB-bedrijf dat zijn IT eindelijk goed wil regelen."
Herkent u dit?
De situatie van Ron is niet uitzonderlijk. Veel bedrijven hebben een IT-omgeving die door de jaren heen is gegroeid zonder dat er ooit echt over is nagedacht. Meerdere aanbieders, onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, en data die ergens in een buitenlands datacenter staat zonder dat iemand dat bewust heeft gekozen.
Als dat herkenbaar klinkt, is een gesprek met ons de makkelijkste eerste stap. Geen verplichtingen, geen uitgebreide intake — gewoon even kijken wat er is en wat er beter kan. Mike, Richard of Emile denken graag met u mee.
Gewoon even bellen of mailen
Vrijblijvend sparren over uw situatie. Wij nemen de tijd voor u.
