Hoe migreert u van Microsoft 365 zonder dat uw medewerkers er iets van merken?
De gedachte aan een migratie weerhoudt veel ondernemers ervan de stap naar een soevereine werkplek te zetten. Wat als er e-mails verloren gaan? Wat als medewerkers opeens niet meer kunnen werken? Die zorgen zijn begrijpelijk — en in de praktijk valt een goed begeleide migratie sterk mee. Zo pakken wij het aan, in vier stappen.
Kort antwoord: Migreren van Microsoft 365 omvat het overzetten van e-mail, agenda’s, contacten en bestanden naar de nieuwe omgeving. Veenstra IT begeleidt dit volledig: van inventarisatie en voorbereiding tot livegang en nazorg. De overstap zelf wordt buiten werktijd gepland, zodat uw bedrijfsvoering niet wordt onderbroken.
Stap 1: kennismaking en inventarisatie
Elke migratie begint met een grondige inventarisatie van uw huidige Microsoft 365-omgeving. We brengen in kaart welke gebruikers er zijn, welke mailboxen en gedeelde mailboxen bestaan, hoeveel data er is en welke koppelingen er zijn met andere software.
Op basis daarvan stellen we een concreet migratieplan op. U weet vooraf precies wat er gaat gebeuren, wanneer en hoe lang het duurt. Niets wordt gedaan zonder uw akkoord — dat is dezelfde werkwijze als bij al ons zakelijke IT-werk.
Stap 2: voorbereiding van de nieuwe omgeving
Terwijl uw medewerkers gewoon doorwerken in Microsoft 365, richten wij de nieuwe omgeving alvast in. E-mailaccounts worden aangemaakt, Nextcloud wordt geconfigureerd, beveiligingsinstellingen worden gezet en Outlook wordt voorbereid op de nieuwe serverinstellingen.
Dit voorbereidingswerk gebeurt parallel en is voor uw team onzichtbaar. Op het moment van de daadwerkelijke migratie is de nieuwe omgeving al volledig klaar en getest.
Stap 3: de feitelijke migratie
De overstap plannen we buiten uw werktijden: in het weekend of ’s avonds. We zetten het e-mailarchief, agenda-afspraken en contacten over naar Grommunio; bestanden gaan van OneDrive naar Nextcloud. DNS-records worden aangepast zodat nieuwe e-mail direct op de goede server binnenkomt.
In de meeste gevallen zijn uw medewerkers de volgende ochtend gewoon aan het werk op de nieuwe werkplek, zonder iets van de overgang gemerkt te hebben. Outlook werkt, bestanden zijn beschikbaar en e-mail komt binnen. Alles over de omgeving zelf leest u bij de VIT Werkplek.
Stap 4: livegang en nazorg
Direct na de migratie controleren we of alles correct werkt en lossen we kleine aandachtspunten meteen op. Uw medewerkers kunnen met vragen terecht bij het vaste team dat de nieuwe omgeving door en door kent — geen anonieme helpdesk.
In de eerste weken zijn we extra alert op vragen. Dat hoort bij de nazorg die we standaard bieden: u wordt niet aan uw lot overgelaten na de livegang. Zo werken we voor bedrijven in heel de regio — zie ook ICT-beheer Amersfoort.
Veelgestelde vragen over migratie van Microsoft 365
Gaan er e-mails verloren tijdens de migratie?
Nee, mits goed voorbereid. We maken een volledige back-up van uw e-mailarchief voordat de migratie start, en na de overstap komen nieuwe e-mails direct op de juiste server binnen.
Hoe lang duurt een migratie?
Voor een ZZP’er of klein team doorgaans enkele uren; grotere omgevingen nemen een weekend in beslag. We plannen dit zorgvuldig met u in.
Wat als een medewerker problemen heeft na de migratie?
Dan zijn we direct bereikbaar. Uw team heeft een vast aanspreekpunt dat de omgeving kent en snel kan helpen.
Blijft mijn Microsoft 365-licentie actief tijdens de migratie?
Ja. We adviseren uw abonnement aan te houden totdat de migratie volledig is afgerond en iedereen tevreden werkt. Daarna kunt u opzeggen.
Kan ik ook alleen e-mail migreren en bestanden later?
Ja, de migratie kan in fases. Zo stapt u stap voor stap over en houdt u maximale controle over het proces.
Weten hoe een migratie er voor uw bedrijf uitziet?
We maken het concreet in een vrijblijvende kennismaking: wat er overgaat, wanneer, en wat u ervan merkt (zo min mogelijk).
