Microsoft 365 vs Veenstra IT Werkplek: wat werkt er anders? (en wat precies hetzelfde)

Vorige week belde Jeroen. Hij overweegt al een paar maanden om over te stappen van Microsoft 365 naar een Nederlands alternatief. Maar één ding houdt hem tegen: "Moet mijn hele team opnieuw leren werken?"

Ik gaf hem het antwoord dat ik elke week wel tien keer geef: "Nee. Outlook blijft gewoon Outlook. Je agenda op je iPhone synchroniseert nog steeds automatisch. Je contacten staan er. En je e-mailadres blijft precies hetzelfde."

Hij was stil. Toen: "Echt? Maar hoe kan dat dan?"

Dat is precies wat ik in dit artikel wil uitleggen. Wat werkt er precies hetzelfde? Wat werkt er anders? En hoe ziet de overstap er in de praktijk uit? Zonder technische jargon, gewoon helder en eerlijk.

Wat blijft precies hetzelfde werken?

Het belangrijkste eerst: alles wat je nu gebruikt, blijft gewoon werken. En met "blijft werken" bedoel ik niet "werkt ongeveer hetzelfde" of "er is een alternatief voor". Ik bedoel: precies hetzelfde.

Outlook werkt gewoon

Je Outlook-programma op je computer blijft gewoon je e-mail ophalen, versturen en synchroniseren. Niets verandert. De enige aanpassing die je maakt is dat je één keer de serverinstellingen wijzigt. Dat duurt twee minuten, en daarna werkt alles precies zoals je gewend bent.

Gedeelde mappen? Werken nog steeds. Regels en filters? Blijven gewoon staan. Je handtekening? Blijft hetzelfde. Zelfs de mappenstructuur die je in jaren hebt opgebouwd blijft exact zo staan als je die nu hebt.

Apple Mail en iPhone agenda

Gebruik je een iPhone of Mac? Ook daar verandert er niets. Je Mail-app blijft je e-mail ophalen. Je agenda synchroniseert automatisch. Je contacten staan er. En vergaderverzoeken werken gewoon — je klikt op "accepteren" en het staat in je agenda.

Het enige wat je doet is één keer je account opnieuw toevoegen met de nieuwe serverinstellingen. Vanaf dat moment werkt alles weer automatisch.

Gedeelde agenda's en contacten

Dit is iets waar mensen vaak bang voor zijn: "Maar we hebben gedeelde agenda's met het hele team. Blijven die werken?" Ja. Precies hetzelfde. Je deelt een agenda, geeft iemand toegang, en die persoon ziet hem verschijnen in Outlook of op zijn telefoon.

Contacten delen? Werkt ook gewoon. Vergaderverzoeken versturen naar collega's? Geen enkel probleem. Alles wat je nu doet met je agenda en contacten blijft precies zo werken.

Wat werkt er anders?

Nu de dingen die wél veranderen. En ook hier geldt: "anders" betekent niet "slechter" of "ingewikkelder". Het betekent gewoon: het ziet er anders uit, of het werkt via een ander programma.

Webmail ziet er anders uit

Als je inlogt op de webmail (dus via je browser in plaats van via Outlook), dan zie je een andere interface. Niet de bekende blauwe Microsoft-interface, maar de Grommunio webmail. Het werkt precies hetzelfde — e-mail lezen, versturen, mappen maken, zoeken — maar het ziet er anders uit.

De meeste mensen gebruiken de webmail alleen als ze niet achter hun eigen computer zitten. En zelfs dan: na vijf minuten heb je door hoe het werkt. Het is niet ingewikkelder, gewoon anders.

Bestanden: Nextcloud in plaats van OneDrive

Hier zit het grootste verschil. In plaats van OneDrive gebruik je Nextcloud voor je bestanden. En dat werkt net iets anders.

OneDrive geeft elke gebruiker een eigen opslagruimte — bijvoorbeeld 1TB per persoon. Als je meer nodig hebt, moet je bijbetalen. En bestanden delen tussen teamleden gaat via gedeelde mappen die je handmatig moet instellen.

Nextcloud werkt met één gedeelde opslagpool voor het hele team. Iedereen heeft toegang tot alle bestanden (tenzij je dat bewust anders instelt), en je betaalt voor de totale opslag — niet per gebruiker. Dat is voor veel kleine teams een stuk overzichtelijker én goedkoper.

Documenten bewerken werkt via Collabora Online (vergelijkbaar met Office Online van Microsoft). Je opent een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand in je browser en bewerkt het daar. Precies zoals je gewend bent van Microsoft 365, alleen via een andere editor.

Teams / videovergaderen

Gebruik je Microsoft Teams vooral voor videobellen? Dan gebruik je voortaan Jitsi. Voor kleine groepen en snelle gesprekken gebruik je Jitsi Talk, en voor grotere vergaderingen Jitsi Meet. Het werkt hetzelfde: je maakt een vergadering aan, deelt de link, en iedereen kan meedoen — ook mensen zonder account.

Het grote verschil: bij Teams moeten externe gasten een Microsoft-account hebben of via de browser inloggen. Bij Jitsi klik je op de link en je zit er direct in. Geen account nodig, geen installatie, geen gedoe.

Missen we iets? Ja: de chat-functie van Teams. Als je Teams vooral gebruikt om met collega's te chatten (zoals Slack), dan mis je dat. Maar voor videovergaderen en schermdelen werkt Jitsi minstens zo goed.

De complete vergelijking op een rij

Hieronder zie je in één oogopslag wat er hetzelfde blijft en wat er verandert:

Hoe ziet de overstap er in de praktijk uit?

Goed, je hebt nu een beeld van wat er verandert en wat hetzelfde blijft. Maar hoe gaat zo'n overstap dan concreet? Wat moet je zelf doen, en wat doen wij?

Het antwoord: wij doen bijna alles. Jij hoeft alleen aan het einde je instellingen aan te passen — en dat helpen we je stap voor stap mee.

Wat wij voor je regelen

Wat jij zelf doet (met onze hulp)

Dat is het. Twee minuten per apparaat. En als je er niet uitkomt? Bel ons. We lopen je er stap voor stap doorheen, of we loggen via Teamviewer in en regelen het voor je.

Wat je extra krijgt (en Microsoft 365 niet heeft)

Nu we toch bezig zijn: er zijn een paar dingen die bij ons standaard inbegrepen zitten, maar waar je bij Microsoft 365 extra voor moet betalen — of die ze helemaal niet aanbieden.

Wachtwoordkluis voor het hele team

Via Vaultwarden kun je veilig wachtwoorden delen met je team. Geen losse papiertjes meer, geen wachtwoorden via WhatsApp, geen "staat in de la". Gewoon een centrale kluis waar iedereen bij kan die toegang moet hebben.

Bij Microsoft 365 moet je daar een aparte dienst voor afnemen. Bij ons zit het er standaard bij.

VPN voor veilig thuiswerken

Wil je veilig inloggen op je kantoornetwerk als je thuis of onderweg bent? Via onze VPN-verbinding regel je dat in één klik. Ook dat zit er standaard bij — zonder extra kosten.

Videovergaderen zonder gedoe voor gasten

Bij Microsoft Teams moeten externe gasten een account aanmaken of inloggen via de browser. Bij Jitsi klik je op een link en je zit erin. Geen account, geen installatie, geen gedoe. Dat is vooral fijn als je vaak met klanten of externe partijen vergadert.

Gedeelde opslagpool in plaats van per-gebruiker-limieten

Microsoft 365 geeft je bijvoorbeeld 1TB opslag per gebruiker. Klinkt veel, maar als één persoon 200GB nodig heeft en een ander maar 50GB, dan betaal je voor opslag die je niet gebruikt.

Wij werken met één gedeelde pool. Het hele team gebruikt samen de opslag, en je betaalt alleen voor wat je écht nodig hebt. Flexibeler en vaak goedkoper.

Volledig Microsoft-vrij? Dat kan ook.

Wil je helemaal van Microsoft af? Ook dat is mogelijk. Voor wie echt Microsoft-vrij wil werken, bieden we de optie om een complete Linux-gebaseerde werkplek in te richten.

In plaats van Windows draai je dan Linux (bijvoorbeeld Ubuntu of Linux Mint), en in plaats van Microsoft Office gebruik je LibreOffice. Daarmee kun je gewoon Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden openen en bewerken — en je bespaart op de aanschafprijs van Windows-licenties én Office-licenties.

LibreOffice kan praktisch alles wat Microsoft Office kan: documenten maken en bewerken, spreadsheets met formules, presentaties — het ziet er net iets anders uit, maar het werkt volledig. En het beste: het is gratis en open source.

Is dit voor iedereen? Nee. Als je specifieke Windows-software gebruikt die niet op Linux draait, dan is het lastiger. Maar voor veel ZZP'ers en kleine bedrijven die voornamelijk e-mail, documenten, spreadsheets en internet gebruiken, is het een serieuze optie.

We helpen je graag om te bepalen of een Microsoft-vrije werkplek voor jouw situatie haalbaar is. En als je ervoor kiest, begeleiden we de overstap van A tot Z. We installeren Linux op je computer, richten LibreOffice in, zorgen dat al je bestanden overgezet worden, en helpen je op weg totdat je zelfstandig kunt werken. Je hoeft het niet zelf uit te zoeken — wij regelen het compleet voor je.

De drie vragen die we altijd krijgen

1. Kan ik mijn oude e-mails meenemen?

Ja, allemaal. We migreren je volledige e-mailarchief, inclusief mappen, labels en alles wat je bewaard hebt. Niets gaat verloren.

2. Werkt het ook op Android?

Ja. Precies hetzelfde als op iPhone. Je past één keer je accountinstellingen aan, en daarna synchroniseert alles automatisch. De Gmail-app, Samsung Mail, Outlook voor Android — ze werken allemaal.

3. Wat als ik toch terug wil naar Microsoft 365?

Dan kun je gewoon overstappen. Er zit geen langlopend contract aan vast — je kunt maandelijks opzeggen. En we geven je gewoon al je data mee, zodat je die elders weer kunt importeren. Geen vendor lock-in, geen gedoe.

Dus: moet je opnieuw leren werken?

Nee. Outlook blijft Outlook. Je iPhone blijft synchroniseren. Je contacten en agenda's blijven gewoon werken. Het enige wat verandert is waar je data staat, hoe de webmail eruitziet, en welke programma's je gebruikt voor bestanden en videobellen.

En zelfs daar geldt: na vijf minuten weet je hoe het werkt. Het is niet ingewikkelder dan wat je nu hebt — het ziet er alleen anders uit.

Jeroen belde een week later terug. "We zijn overgezet. En weet je wat het gekke is? Niemand in mijn team heeft er iets van gemerkt. Behalve dat ik nu eindelijk kan zeggen dat onze data in Nederland staat."

Dat is precies het punt. Je wilt niet dat je team opnieuw moet leren werken. Je wilt gewoon dat het werkt — en dat het veilig, betrouwbaar en betaalbaar is. Dat is wat we bieden.

Twijfel je nog? Bel ons. We nemen de tijd om al je vragen te beantwoorden — zonder verkooppraatje, gewoon eerlijk advies.

Mike Veenstra

Eigenaar & oprichter — Veenstra IT, Hoevelaken

Veenstra IT is actief sinds 2009 en helpt ZZP'ers en MKB-bedrijven in de regio Hoevelaken, Amersfoort, Nijkerk en Barneveld met hun IT. Van hardware tot netwerk, van e-mail tot een complete beheerde werkplek — altijd persoonlijk en direct bereikbaar.