"Vanuit de bouwkeet, de auto of thuis — het maakt niet meer uit waar we zitten"
Hoe een ZZP-installatiebedrijf uit Nijkerk met drie man overstapte naar de Veenstra IT Werkplek: een eigen virtuele machine per medewerker, gedeelde cloudopslag die ook op smartphone en tablet werkt, en via VPN altijd veilig bereikbaar.
Danny runt een installatiebedrijf in Nijkerk. Samen met zijn twee vaste krachten — Jordi en Kevin — is hij dagelijks op pad. Woningen, bedrijfspanden, nieuwbouwprojecten. Een vast kantoor hebben ze niet. Wat ze wel hebben: drie laptops waar ze alles op doen. Offertes uitwerken in de bouwkeet, facturen versturen vanuit de auto, materiaaloverzichten doornemen op een bouwplaats met matig wifi.
Die laptops waren het wankele middelpunt van hun hele bedrijfsvoering. Eén keer een gestolen laptop of een kapotte harde schijf en er zijn gegevens weg. Geen backup die automatisch draait. Geen gedeelde map die echt werkt. Ieder zijn eigen eilandje, met bestanden die soms per app werden doorgestuurd.
"Jordi had een offerte klaarstaan op zijn laptop, maar die lag thuis. Ik stond bij de klant en kon er niet bij. Dat soort dingen kosten je gewoon opdrachten. Dan denk je: dit moet echt anders."
Danny belde Veenstra IT. Niet met een technisch verhaal, maar met een praktisch probleem: zijn mensen werken overal, hebben altijd alles nodig en mogen nooit ergens op vastlopen. Of wij daar een oplossing voor hadden.
Wat de Veenstra IT Werkplek voor hen betekent
De oplossing bestaat uit twee onderdelen die samen één geheel vormen. Ten eerste krijgt elke medewerker een eigen virtuele machine in ons datacenter in Nederland: een complete Windows-werkplek met eigen instellingen, eigen programma's en eigen bureaublad. Via een beveiligde VPN-verbinding — op 5G, op de wifi van een klant of thuis — logt Danny, Jordi of Kevin in op zijn persoonlijke werkplek. Wat ze zien is hun vertrouwde bureaublad, precies zoals ze het kennen. Alleen draait het niet op hun eigen laptop maar veilig bij ons.
Het tweede onderdeel is de gedeelde cloudopslag: één centrale map die automatisch beschikbaar is op alle apparaten van alle drie. Op de laptop via de werkplek, maar ook rechtstreeks op de smartphone en de tablet via een app. Een offerte die Danny op zijn werkplek opslaat, ziet Jordi direct op zijn telefoon in de bouwkeet. Kevin opent op zijn tablet het materiaaloverzicht dat gisteren is bijgewerkt. Geen bestanden doorsturen, geen verwarring over versies.
Dit zit er allemaal in:
De laptops zijn niet weggegooid — die gebruiken ze nog steeds als scherm om op in te loggen. Maar de rekenkracht, de opslag en de beveiliging: dat zit allemaal in de virtuele machine bij ons in het datacenter. Een laptop kan kapotgaan, gestolen worden of in de bouwkeet achterblijven — Jordi pakt gewoon zijn tablet erbij en werkt verder. Alles staat klaar.
Hoe de overgang verliep
Mike heeft de situatie eerst goed in kaart gebracht. Welke programma's gebruikt iedereen? Wat staat er lokaal op de laptops dat bewaard moet worden? Hoe werken ze op hun telefoon en tablet? Pas daarna zijn alle drie de virtuele werkplekken klaargezet en is de gedeelde cloudopslag ingericht — zodat Danny, Jordi en Kevin op de afgesproken ochtend gewoon konden inloggen en aan de slag gaan.
Wat er niet meteen vlekkeloos ging
We zeggen het liever zelf: bij Kevin werkte de cloudopslag-app op zijn Android-telefoon de eerste ochtend niet direct. De app had na de installatie een extra handmatige bevestigingsstap nodig die we niet hadden voorzien op dat specifieke toestel.
- Richard had het probleem al gesignaleerd terwijl Kevin nog aan het wachten was — hij hoefde niet zelf te zoeken waar het misging
- Via een korte instructie op afstand was de app binnen tien minuten correct ingesteld
- Danny en Jordi konden ondertussen gewoon doorwerken — voor hen was er niks aan de hand
- Mike heeft Kevin dezelfde dag nog even nabeld om te checken of de cloudopslag op zowel telefoon als tablet goed syncte
- In de weken erna geen enkel probleem meer gehad op een van de apparaten
Dat is precies hoe wij werken. Niet wachten tot de klant belt, maar zelf signaleren, snel handelen en daarna even nakijken of het echt goed zit. Danny hoefde er zelf niet achteraan — hij was op dat moment toch al bij een klant.
Wat Danny ervan vond
"Ik had eerlijk gezegd weinig zin in gedoe. We zijn altijd onderweg en ik had geen tijd voor een ingewikkeld IT-traject. Maar dat was het helemaal niet. Mike heeft alles gewoon geregeld — ik hoefde er nauwelijks iets voor te doen. Nu log ik in vanuit mijn auto, Jordi van thuis, Kevin op de bouwplaats via zijn 5G. We zien allemaal dezelfde bestanden in de gedeelde map, ook gewoon op onze telefoons. Geen bestanden meer doorsturen via WhatsApp. Geen 'welke versie is de juiste'. En als mijn laptop ooit kapotgaat? Dan pak ik mijn tablet en werk gewoon verder. Dat gerust gevoel is eigenlijk wat ik het meeste waardeer."
Herkent u dit?
Veel kleine bedrijven werken precies zoals Danny en zijn mensen dat deden: ieder op zijn eigen apparaat, bestanden die rondgestuurd worden via WhatsApp, geen centrale plek die op alle apparaten werkt. Het werkt — totdat het niet meer werkt.
Met de Veenstra IT Werkplek krijgt iedere medewerker zijn eigen virtuele machine, en deelt het team één centrale cloudopslag die automatisch beschikbaar is op laptop, telefoon en tablet. Alles in Nederland, alles beveiligd via VPN, en altijd iemand bereikbaar als er iets is. Geen nieuwe hardware nodig, geen lange installaties.
Benieuwd wat dit voor uw situatie zou betekenen? Mike denkt graag vrijblijvend met u mee — gewoon even bellen of een berichtje sturen.
Altijd onderweg, altijd uw werkplek bij de hand
Eigen virtuele machine per medewerker, gedeelde cloudopslag op elk apparaat. Wij regelen het voor u.
