Een jaar geleden besloten we een eigen werkplek te bouwen. Dit is het verhaal.
Een jaar geleden hebben wij besloten om een omgeving te bouwen die voor ZZP'ers en MKB-bedrijven hetzelfde biedt als Microsoft 365 — maar dan gehost in Nederland, onderhouden door een Nederlands bedrijf, met een persoonlijke en toegankelijke helpdesk. Niet het wiel opnieuw uitvinden, maar bewezen software samenbrengen en beveiligen zodat het naadloos samenwerkt en aansluit op hoe bedrijven vandaag de dag gewend zijn te werken.
Een jaar geleden hebben wij bij Veenstra IT een besluit genomen dat misschien wat ambitieus klonk: we gaan een complete werkplek bouwen die voor ZZP'ers en kleine MKB-bedrijven hetzelfde doet als Microsoft 365. Maar dan volledig gehost in Nederland, beheerd door ons als Nederlands bedrijf, met een helpdesk die u gewoon kunt bellen en die uw situatie kent.
De gedachte was helder: het wiel niet opnieuw uitvinden, maar bestaande en bewezen software combineren, samenvoegen en beveiligen — zodat het naadloos met elkaar samenwerkt en toch aansluit op hoe hedendaagse bedrijven gewend zijn te werken. Die omgeving staat er nu. En in dit artikel vertel ik u hoe we dat hebben aangepakt, waarom we de keuzes hebben gemaakt die we hebben gemaakt, en wat het u als ondernemer oplevert.
De gedachte erachter
We werken veel met kleine bedrijven en zelfstandigen. ZZP'ers, kleine kantoren, familiebedrijven. En ik zag steeds hetzelfde patroon: iedereen betaalt netjes zijn abonnement aan een grote buitenlandse aanbieder, heeft geen idee waar zijn data staat, en als er iets misgaat belt hij een helpdesk die hem niet kent en hem niet kan helpen.
Tegelijkertijd zag ik dat de tools om dit anders te organiseren er allang waren. Volwassen, bewezen, open source software die bij universiteiten, overheden en grote bedrijven al jaren probleemloos draait. Alleen: niemand had het voor de kleine ondernemer toegankelijk gemaakt. Dat wilden wij veranderen.
We wilden geen nieuw wiel uitvinden. We wilden bewezen technologie samenvoegen, beveiligen en toegankelijk maken — zodat een ZZP'er of MKB-bedrijf gewoon zijn werk kan doen, zonder zich te hoeven afvragen waar zijn data staat.
Dat werd het startpunt van wat wij nu de Veenstra IT Werkplek noemen. Niet gebouwd op experimenten of beloftes. Gebouwd op software die zich al jaren bewezen heeft, op servers die wij zelf in handen hebben, in Nederlandse datacenters.
Waarom bewust voor open source gekozen
We hadden ook voor een commercieel alternatief kunnen kiezen. Er zijn genoeg partijen die betaalde software verkopen die je op je eigen server kunt draaien. Maar we kozen bewust voor open source — en dat is niet zomaar een technische voorkeur.
Open source software heeft een aantal eigenschappen die voor onze klanten echt relevant zijn. Ten eerste: de broncode is openbaar. Dat betekent dat onafhankelijke beveiligingsonderzoekers wereldwijd continu meekijken. Er zijn geen verborgen functies, geen dataverzameling in de achtergrond, geen beslissingen van één bedrijf die uw omgeving van de ene op de andere dag veranderen.
Ten tweede: we zijn niet afhankelijk van de commerciële strategie van één leverancier. We hebben allemaal wel meegemaakt dat een software-aanbieder de prijs verdubbelt, functionaliteit achter een hogere licentie plaatst, of simpelweg stopt met een product. Met open source tools is dat risico fundamenteel anders.
- Geen vendor lock-in — bij vertrek ontvangt u gewoon uw data
- Transparante code — onafhankelijk gecontroleerd door de wereldwijde community
- Geen onverwachte prijsverhogingen of eenzijdige wijzigingen
- Actief onderhouden — juist de populairste tools worden continu verbeterd
- Jarenlang bewezen bij overheden, universiteiten en grote bedrijven
We hebben ook bewust gekozen voor software die al meerdere jaren bestaat en op grote schaal in productie is. Niet de nieuwste experimenten. Geen bèta's. De systemen die de kern vormen van onze werkplek draaien bij organisaties over de hele wereld — en dat geeft ons en onze klanten vertrouwen.
Wat we concreet hebben gebouwd
De Veenstra IT Werkplek is geen enkelvoudig product. Het is een zorgvuldig samengesteld pakket van componenten die naadloos samenwerken. Elk onderdeel heeft één taak, doet die taak goed, en werkt vloeiend samen met de rest.
De kern bestaat uit twee elementen: een volwassen e-mailserver met agenda, contactbeheer, taken en notities — via de bekende naam Grommunio — en een bestandsopslag- en samenwerkingsplatform via Nextcloud. Twee platforms die ieder afzonderlijk al bij tienduizenden organisaties draaien, maar die wij hebben samengebracht in één geïntegreerde werkomgeving.
Alles wordt aan elkaar geknoopt door één centraal identiteits- en toegangssysteem. Dat betekent dat een medewerker met één account kan inloggen bij e-mail, bestanden, videovergaderen, de wachtwoordkluis — alles. En als iemand uit dienst gaat, volstaat één handeling om alle toegang in te trekken. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bij de meeste los-gespreide clouddiensten is het dat niet.
De infrastructuur: verspreid over vier Nederlandse datacenters
Alles wat ik hierboven beschrijf draait op onze eigen servers. Niet gehuurd van een grote cloudpartij. Eigen hardware, in eigen beheer, in datacenters in Nederland.
We hebben bewust gekozen voor spreiding over meerdere locaties. Als er in één datacenter iets misgaat — een stroomstoring, een netwerkkabel, wat dan ook — draaien andere onderdelen van de werkplek gewoon door. Dat geeft stabiliteit en rust.
Al onze servers draaien op enterprise-hardware met snelle NVMe-opslag in RAID-configuratie. De verbindingen tussen de locaties zijn beveiligd. Een enterprise firewall bewaakt het netwerk. E-mail is geconfigureerd met alle standaard beveiligingslagen voor het tegengaan van spam en spoofing.
Uw data verlaat Nederland niet. Dat is geen marketingzin — dat is een technisch feit dat we kunnen aantonen.
Meer dan een jaar in productie
Een van de dingen waar ik het meest trots op ben: we zijn er niet mee begonnen toen alles perfect was. We zijn begonnen, hebben gebouwd, geleerd, verbeterd — en dat doen we nog steeds. Maar het fundament draait al meer dan een jaar stabiel in productie.
Die periode van bouwen en draaien heeft ons enorm veel geleerd. We weten wat er kan misgaan. We weten hoe we problemen oplossen. En we weten dat de keuzes die we gemaakt hebben de juiste waren.
Werkbaar voor de medewerker — dat was niet onderhandelbaar
Er zijn genoeg technisch indrukwekkende systemen die in de praktijk niet werken omdat mensen er niet mee overweg kunnen. Dat wilden we absoluut voorkomen.
Onze werkplek werkt gewoon met Outlook. Met Apple Mail. Met de standaard agenda-app op uw telefoon. U hoeft niets nieuws te installeren als u dat niet wilt. De e-mailadressen blijven hetzelfde. De agenda werkt zoals u gewend bent. Gedeelde agenda's, vergaderverzoeken, contacten — allemaal via de standaarden die al jarenlang werken.
We vonden het essentieel dat een medewerker niet merkt dat er iets veranderd is — behalve dat alles nu in Nederland staat. Dat hebben we goed voor elkaar gekregen, en daar ben ik oprecht trots op.
Wilt u liever via de browser werken? Kan ook. Grommunio heeft een volwaardige webmail-interface. Nextcloud is volledig via de browser te gebruiken. Documenten bewerken, bestanden delen, agenda's inzien, taken bijhouden, notities maken — alles werkt online zonder iets te installeren.
Die combinatie — werkt met de software die u al heeft, maar ook volledig via de browser — is iets waar we lang over nagedacht hebben. En het werkt. Medewerkers van onze klanten zijn er binnen een dag mee aan de slag, zonder opleiding of handboek.
Een eerlijk alternatief voor Microsoft 365
Ik zeg dit niet om Microsoft 365 af te kraken. Het is een goed product. Maar voor veel ZZP'ers en kleine MKB-bedrijven is het meer dan ze nodig hebben, minder transparant dan ze zouden willen, en biedt het niet de controle over hun eigen data die steeds vaker gevraagd wordt — zowel door klanten als door wet- en regelgeving.
Microsoft 365 — aandachtspunten
- Servers staan niet in Nederland
- Opslag opgesplitst per gebruiker, per dienst
- Geen ingebouwde wachtwoordkluis voor teams
- Geen VoIP zonder extra licentie
- Geen webhosting of domeinbeheer
- Bij vragen: anonieme helpdesk
Veenstra IT Werkplek — wat anders is
- Servers uitsluitend in Nederland
- Één gedeelde opslagpool voor de hele organisatie
- Wachtwoordkluis inbegrepen
- VoIP beschikbaar als onderdeel van het pakket
- Webhosting en domeinen via hetzelfde aanspreekpunt
- Vast team dat u kent en u direct kan helpen
De kern is: wij bieden alles wat u gewend bent van Microsoft 365, aangevuld met zaken die Microsoft 365 niet biedt — en alles staat in Nederland, in eigen beheer, zonder datadeling met derde partijen.
Voor klanten die hun opdrachtgevers moeten kunnen vertellen hoe zij met data omgaan, is dat geen detail. Dat is het antwoord op een vraag die steeds vaker gesteld wordt.
Toegankelijk voor iedereen — ook de startende ZZP'er
We hebben bewust de keuze gemaakt om de dienst niet duur te maken. Want juist een startende ZZP'er, die net zijn eerste stap zet als ondernemer, verdient meteen een goede en professionele IT-omgeving — zonder dat hij daar een fortuin voor hoeft te betalen. Een zakelijk e-mailadres, bestanden veilig opgeslagen, een gedeelde agenda — dat zijn geen luxe's, dat zijn basisbehoeften.
Wat ons ook aan het hart gaat: wij begrijpen dat overstappen altijd enige moeite kost. Daarom bieden wij de mogelijkheid om eventuele migratiekosten niet in één keer te betalen, maar te spreiden over de maandelijkse kosten. Geen grote startrekening, gewoon rustig beginnen. We proberen met iedereen mee te denken — en dat doen we van harte.
Een goede IT-omgeving mag geen drempel zijn. Als wij het voor een startende ZZP'er net zo toegankelijk kunnen maken als voor een groter bedrijf, dan doen we dat gewoon.
Wat dit voor u betekent
Als u een ZZP'er bent of een kleine organisatie runt en u wilt uw IT goed geregeld hebben zonder afhankelijkheid van grote buitenlandse partijen — dan is dit voor u gebouwd. Niet door een groot softwarebedrijf, maar door een klein lokaal IT-bedrijf uit Hoevelaken dat zijn klanten kent en bereikbaar is als er iets is.
We zijn er al meer dan een jaar mee bezig. We weten wat we doen. De omgeving draait stabiel — en dat laten de cijfers ook zien. We draaien inmiddels met meer dan 100 actieve klanten op het systeem, en dat aantal groeit gestaag door. Het systeem presteert uitstekend en dat geeft ons het vertrouwen om verder te bouwen. En we zijn er nog lang niet klaar mee.
Staat er nog meer op de planning? Jazeker.
We staan niet stil. De werkplek die we nu aanbieden is een stevig fundament, maar we weten waar we naartoe willen. Twee ontwikkelingen die er op korte termijn aan komen:
We vertellen dit bewust. Niet als loze belofte, maar omdat we vinden dat onze klanten mogen weten waar we mee bezig zijn. En omdat we geloven dat juist die combinatie — een stabiele basis vandaag, met slimme uitbreidingen morgen — precies is wat een kleine organisatie nodig heeft.
Wilt u er meer over weten, of gewoon eens vrijblijvend van gedachten wisselen? Bel ons, stuur een mailtje, of kom langs in Hoevelaken. We denken graag met u mee.
Klaar om kennis te maken?
Vrijblijvend sparren over wat de Veenstra IT Werkplek voor uw organisatie kan betekenen. Wij nemen de tijd voor u.
